Team meeting at a table

Les réunions, peu importe le petit ou grand nombre de personnes qui y participent, ont tendance à ne pas être très productives. La plupart des travailleurs, à un moment donné, l’ont ressenti. Ce sentiment peut causer un stress additionnel pour le personnel causé par le temps perdu lors de ces rencontres. La plupart des individus qui ont travaillé dans un milieu professionnel se rendent compte qu’un changement est nécessaire. Les entreprises plus récentes ou celles plus modernes ont tendance à mener des journées de travail de manière non traditionnelle, par opposition à ce que leurs parents ont vu dans leur vie professionnelle. Cela peut signifier des heures flexibles, travailler de la maison ou à distance. Le monde du travail change, et avec lui, les attentes des employés. Si vous êtes un entrepreneur et vous cherchez à ce que votre entreprise et votre équipe ne soient pas victimes de réunions improductives, voici quelques questions à vous poser :

1) Est-ce qu’un simple appel téléphonique ou un courriel pourrait suffir?

Les réunions prennent beaucoup d’efforts en planification et en participation. Il est donc important de déterminer si vous avez vraiment besoin d’une réunion ou non. En vous demandant simplement, « combien de temps cela prendra-t-il à communiquer ? », « dois-je le dire à une personne ou à toute l’équipe ? », ou même, « est-ce qu’un simple appel téléphonique suffirait ? », vous saurez rapidement si une réunion est réellement nécessaire.

2) Quelle devrait-être la fréquence des réunions?

L’une des erreurs les plus communes commises par les chefs d’équipe est de décider de la fréquence à laquelle les réunions devraient se tenir. Si vous êtes le fondateur de votre entreprise, votre équipe, surtout au début, ne sera probablement pas très grande. Si votre espace de travail est aussi plus petit, vous les verrez probablement très souvent. Une réunion par jour ne serait ici pas très sensé, en plus d’interrompre le travail de votre équipe et lui laisser peu de temps pour atteindre les objectifs dans les délais. Les meilleures façons de déterminer la fréquence idéale des réunions est, de un, en examinant si les membres ont réellement des mises à jour à partager, et, de deux, en demandant leur avis aux membres de votre équipe. Si votre équipe croit qu’elles se produisent trop souvent, modifiez votre stratégie et essayez quelque chose de nouveau pour les prochaines réunions.

3) Avez-vous l’horloge à l’œil?

Certaines rencontres peuvent s’éterniser. Bien que certains projets ou situations demandent les réunions plus longues, celles plus courtes encouragent la productivité. Définissez la raison de la réunion et les sujets ou les mises à jour qui sont liés aux projets en cours. Ceci assurera que votre équipe reste sur la bonne voie et évitera d’oublier les informations importantes à partager. Testez quelques durées différentes pour les réunions et vous verrez laquelle est la plus avantageuse. Ainsi, au lieu de regarder l’horloge en espérant que la réunion se termine, les membres de votre équipe la regarderont pour voir combien de temps il leur reste à parler!

4) Prenez-vous le temps pour vous amusant un peu?

Le mot « brise-glace » peut provoquer de nombreux grincements de dents, mais ils peuvent s’avérer nécessaires lors de vos réunions. Cela s’applique particulièrement aux réunions d’équipe. Lorsque les réunions se déroulent régulièrement pour les mises à jour des projets, les moments ludiques sont là pour que les membres de votre équipe s’amusent, sans quoi ils pourraient la redouter chaque semaine. Pour brasser quelques idées, vous pouvez organiser une « improvisation » courte ou un petit jeu pour mobiliser votre équipe et augmenter son niveau d’énergie. Certains énoncent qu’avoir un aspect amusant au début de la réunion aidera à la discussion par la suite. D’un autre côté, un moment  amusant à la fin de la réunion viendra redonner le sourire aux membres de votre équipe avant leur retour à leur bureau.

5) Êtes-vous le seul à mener les réunions?

En tant que patron, vous pourriez être enclin à diriger chaque réunion, mais il est important de laisser la chance aux autres de temps en temps. Cela les aidera à développer leurs compétences de direction et leur confiance pendant les réunions. Souvent, ceux qui n’ont pas à parler feront probablement le choix  de rester silencieux. Mener une réunion donnera à chacun l’occasion d’avoir la parole et d’exprimer leurs pensées. Prenez le temps de valoriser la voix de chacun. L’inclusion engendre toujours les meilleures idées et peut, en fin de compte, améliorer radicalement votre entreprise.

En suivant ces quelques conseils, vous commencerez à remarquer que vos réunions d’équipe seront moins pénibles et, en conséquence, plus productives. Les lieux de travail et leur culture varient d’une entreprise à l’autre; il n’y a donc pas vraiment de « façon unique » de faire des choses. Lorsque vous bâtirrez votre propre culture, n’oubliez pas que rien ne vous force à mener votre entreprise de manière traditionnelle, surtout si cette façon de faire vous déplaisiait auparavant, lorsque vous étiez employé. Si vous prenez une approche aux réunions d’équipe avec ces conseils à l’esprit, votre équipe en sera d’autant plus productive.

Rédigé par : Sara Pivato, stagiaire en médias sociaux et en contenu, Futurpreneur Canada