Headshot of Pauline James.

Pauline James ne s’est jamais imaginée en tant qu’entrepreneure. Elle a d’ailleurs occupé de nombreux rôles au cours de sa carrière. Avant de lancer Anchor HR, elle dirigeait les relations professionnelles et avec les employés pour une grande entreprise nationale. Son besoin constant d’apprendre et d’être mise au défi par son travail l’a convaincue qu’elle ne pouvait pas continuer à faire le même rôle pour le reste de sa carrière.

Ce qui l’enchantait le plus dans la perspective d’avoir sa propre entreprise, c’était de partager les meilleures pratiques en RH à des petites et moyennes entreprises enfin à les aider à mieux les mettre en place. Elle savait qu’elle voulait continuer à fournir des services complets de ressources humaines, ce qui signifiait avoir une équipe, des trousses d’outils et du matériel prêt pour son lancement. Ceci impliquait aussi de planifier et d’économiser de l’argent avant qu’elle ait finalement les moyens à lancer Anchor HR, une société-conseils en ressources humaines.

Pauline était l’une des expertes à l’évènement « Expert Exchange » organisé par Futurpreneur Canada récemment à Toronto et nous avons pris l’occasion de discuter avec elle des processus d’embauche pour choisir les meilleurs talents pour son entreprise. Voici ce qu’elle avait à partager.

L’embauche peut être l’un des défis les plus difficiles pour un entrepreneur. Que conseillez-vous aux entrepreneurs pour qu’ils trouvent la solution idéale pour leur entreprise?

Bien avant de commencer des entrevues, soyez clair sur les défis qu’aura à résoudre le nouveau membre de votre équipe. On ne parle pas simplement ici des besoins urgents pour lesquels vous voulez leur aide, mais aussi ce dont vous aurez besoin à moyen et à long terme. Comment ce rôle évoluera-t-il, avec leur contribution et leur ingéniosité, pour continuer d’offrir de la valeur?

Déterminez comment vous évaluerez objectivement leurs compétences, leurs connaissances et leur intégration dans votre organisation. Plus que vous préparez, mieux vous serez en mesure d’éviter le piège du biais de la similarité (p. ex. « Elle est comme moi! », « On s’entend si bien! ») qui nous touche tous à un moment donné.

Avez-vous l’expertise pour évaluer convenablement l’étendue de leurs connaissances? Si c’est le cas, évaluez leur expertise en montrant un intérêt réel et en discutant de façon détaillée leur travail au quotidien dans des rôles précédents. Existe-t-il un processus ou un test de compétences qui peut évaluer leurs compétences? Soyez honnête avec vous-même pour savoir si vous êtes en mesure d’évaluer efficacement leurs connaissances et leurs compétences. Sinon, il vaut la peine d’investir dans un soutien externe à cet égard.

Vous voudrez également quelqu’un qui est enthousiasmé et non dissuadé par les défis rencontrés dans votre toute puissante entreprise en pleine croissance. Cela signifie avoir une discussion sincère sur les défis auxquels cette personne sera confrontée. Faire partie d’une petite équipe en mode de croissance, sans trop de structure, ce n’est pas pour tout le monde. Il faut être une personne intrinsèquement motivée et enthousiaste à voir les choses en grand, et qui continue à trouver des solutions lorsque les choses deviennent difficiles.

Assurez-vous que chaque conversation est un dialogue. La décision du candidat de rejoindre votre équipe est tout aussi importante que la vôtre ; il est important qu’il soit bien informé. Assurez-vous d’inclure de solides membres de votre équipe dans le processus de sélection, si possible, pour vous aider à faire le meilleur choix. Cela permettra également au candidat de poser des questions à un pair potentiel à propos de votre environnement de travail.

Comment sait-on quel est le bon moment pour embaucher? Ou si on devait externaliser le travail et engager des travailleurs autonomes? Quelle option est plus avantageuse?

La décision d’embaucher un employé est importante et vient avec l’augmentation des obligations juridiques et une perspective financière.

Si vos liquidités le permettent, et qu’il existe du travail stable qui est essentiel aux produits livrables de votre organisation, il vaut peut-être mieux en faire un poste à l’interne.

Faites l’analyse de la rentabilisation de l’embauche, avec autant de prévenance que pour n’importe quel autre investissement majeur. Examinez soigneusement si le travail sera à long terme. S’agit-il vraiment d’un rôle continu, ou uniquement lié à des projets spécifiques? Les tâches pourraient-elles être réduites ou réglées avec des améliorations dans les processus?

Les tâches sont-elles marginales ou intermittentes? Avez-vous les compétences pour superviser ce travail efficacement? Si le travail en question ne fait pas partie des activités-clés de votre entreprise ou est irrégulier, vous pouvez avoir à payer une prime pour avoir accès à ces services, mais il vous en reviendra souvent moins coûteux et risqué dans l’entremise que l’embauche.

Comment savoir que c’est le bon moment de mettre un employé à la porte?

C’est évidemment une décision difficile et savoir où se situe cette limite est tout aussi difficile à évaluer.

Nous voulons nous assurer que nous avons donné à cette personne toutes les chances de réussir. Nos équipes s’attendent à cela aussi, sinon le sentiment de confiance et de sécurité au travail se dégrade.

L’évaluation critique est de savoir si la personne peut et va s’améliorer. Pour répondre à cela, il est important que vous ayez formé la personne correctement et ait donné la définition du succès pour ce rôle. Trop souvent, nous nous concentrons uniquement sur ce que la personne a mal fait, plutôt que sur ce dont nous avons besoin qu’elle fasse. Nous pouvons avoir tendance à nous dire, et de façon erronée, « elle est comme ça, c’est tout » et nous ne leur offrons pas l’occasion de s’améliorer. La recherche démontre que les gens peuvent apprendre et s’améliorer tout au long de leur vie, lorsqu’ils se sont commis à l’apprendre et reçoivent un appui.

J’ai eu un certain nombre de propriétaires me dire qu’ils ont attendu trop longtemps avant de prendre la décision de congédier un employé. Ils ont aussi été surpris de voir qu’à la suite de la mise à pied d’un employé toxique, même après lui avoir donné une chance, le moral de leur équipe s’est nettement amélioré.

Si vous souhaitez procéder à un licenciement « avec motif », mais sans payer l’indemnité de départ ou de la résiliation, il y a un seuil élevé de preuves requises pour démontrer que plusieurs mises en garde et occasions d’amélioration ont été données. La barre est particulièrement haute lorsqu’on parle de la performance. La plupart des litiges de l’emploi sont liés à la résiliation et il vous est souvent préférable de demander conseil avant de procéder. L’un des moyens les plus importants pour réduire les risques est d’avoir un contrat de travail qui stipule ce qui serait dû à l’employé, dans le cas d’un congédiement.

Quel conseil avez-vous pour les entrepreneurs par rapport à l’embauche dans les petites entreprises?

Si on cherche à améliorer ses activités, trouver les lacunes, boucher les trous et trouver de nouvelles et meilleures façons de fournir des produits ou services, il faut embaucher des gens qui sont différents de nous. La recherche démontre continuellement que des équipes diversifiées surpassent celles plus homogènes. Il s’agit là, je dirais, du principe le plus important dans le cas des petites entreprises.

Pour vous donner un fait intéressant : il est tout aussi important d’assurer que le talent des employés soit reconnu et que l’on investisse en eux en tant qu’individus. Le coût de la perte d’un grand employé est tout aussi grave, ou même plus, que celui d’une mauvaise embauche.

J’entends souvent des propriétaires qui se plaignent de la difficulté à trouver de nouveaux talents, mais qui ne mettent pas les efforts pour garder ceux qu’ils ont déjà. Considérant que le coût de remplacement d’une personne est estimé à 1,5 fois leur salaire, sans parler de l’interruption du travail, l’analyse de rentabilisation s’écrit d’elle-même.

Prenez le temps d’un café aujourd’hui pour écrire quelques notes personnelles de remerciement à votre équipe! Mettez-vous un rappel dans votre calendrier de prendre 15 minutes chaque semaine pour remercier un employé pour quelque chose dont il ne s’est pas douté que vous avez remarqué.

Pour en savoir plus sur Pauline et Anchor HR, cliquez ici.

Rédigé par : Lauren Marinigh, Spécialiste des médias sociaux et contenus, Futurpreneur Canada