Profitez des avantages d’un lieu de travail sans affecter votre fonds de roulement

Lorsque que nous avons lancé notre cabinet de consultation il y a trois ans, nous avons opté pour l’acquisition d’un lieu de travail. Bien que le fait de travailler à la maison et dans les cafés comporte certains avantages – économie de temps et d’argent – nous avons pris la décision de disposer d’un petit bureau modeste, à proximité des clients potentiels et des partenaires d’affaires. Cet espace, outre la crédibilité qu’il entraîne du fait que nous occupons un véritable bureau, répond au besoin impérieux de l’équipe de se munir d’un environnement de travail favorisant la créativité et la collaboration. Skype a ses limites et le bruit incessant des moulins des machines à café réduit la productivité et le professionnalisme – surtout quand vous tentez de vous entretenir au téléphone avec vos clients.

Cela étant dit, si vous exploitez une nouvelle entreprise, vous pouvez envisager différentes options, qui n’affecteront pas votre fonds de roulement, comme le feraient un loyer onéreux et des exigences en matière d’assurances. Vous pouvez :

• Collaborer avec un agent. Il n’y a aucuns frais associés au fait de retenir les services d’un agent de location. Votre recherche initiale vous aidera à déterminer les prix et les secteurs et vous pourrez, comme nous, retenir les services d’un agent de gestion immobilière pour raffiner la recherche, en fonction de certains critères concernant l’emplacement et le prix et vos exigences, en matière d’espace. Les agents jouent également un rôle essentiel en offrant de précieux conseils et en assurant une négociation fructueuse du contrat de location. À la fin de la journée, il vaut mieux demeurer concentré sur votre entreprise que de consacrer du temps à la recherche d’un local.

• Envisager la possibilité de sous-louer. Vous pouvez parfois obtenir de très bons prix pour des baux à plus court terme offerts par des locataires qui tentent de réduire les coûts du loyer ou de quitter avant la fin du bail. Les baux commerciaux ont généralement une durée de trois à cinq ans et les signer comporte son lot de risques (surtout pour les entreprises en démarrage). Une sous-location à plus court terme peut s’avérer une option pratique et rentable.

• Sous-louer pour aider votre entreprise. Lorsque vous décidez de louer des locaux, évaluez la possibilité d’en sous-louer une partie pour diviser les coûts à court et à moyen termes. En effet, des locaux destinés à soutenir la planification de la croissance de votre entreprise pourraient, au début, s’avérer trop spacieux pour vos besoins. L’idéal est de trouver des locataires œuvrant dans un domaine complémentaire au vôtre, qui pourraient fournir de bonnes occasions d’affaires. Il est important de vous assurer que vous respectez les modalités et les exigences en matière de sous-location, qui figurent dans le contrat de location que vous avez conclu avec votre propriétaire, et de détenir un contrat officiel avec les sous-locataires pour réduire les risques de responsabilités juridiques et/ou financières.

• Évaluer la possibilité d’utiliser des lieux de travail partagés. La plupart des grandes villes abritent des Centres d’aide aux entreprises ou des incubateurs qui proposent des loyers réduits aux entreprises en démarrage. De plus, il existe des bureaux que vous pouvez payer à l’utilisation, si vous souhaitez adopter une approche hybride vous offrant la possibilité de travailler à domicile et dans un bureau plus officiel.

• Travailler à domicile. Cette solution a ses avantages et c’est celle que je choisis une ou deux fois par semaine. En plus de m’éviter de faire la navette entre la maison et le bureau (ce qui me permet de passer une heure de plus avec mes enfants), je trouve qu’il est plus facile de rester concentré sur ce qui doit être fait. Vous pouvez également profiter de certains allègements fiscaux.

Ce qui importe est de trouver la solution la plus appropriée pour vous et votre entreprise. Cela étant dit, faites preuve de prudence à l’égard de la location d’un espace de travail, surtout pendant le démarrage de votre entreprise, alors que le fonds de roulement est serré et que vous devez aussi être rémunéré. Assumer la responsabilité d’un bail de trois à cinq ans, des assurances, des services publics, de l’Internet, du téléphone, etc., peut s’avérer très onéreux.

Par Bryan Santone, H Two Consulting Inc., Toronto (Ontario)